Préalable
Il est important de bien connaître son client, en règle générale, les intervenants CAPE Services devront les identifier à l’aide de la fiche d’identification en annexe et la faire parvenir à la comptabilité.
En cas de doute sur la solvabilité d’un client, et pour des interventions de plus de 5 000 €, il est prudent de rechercher des informations complémentaires. Une solution de renseignements commerciaux et « couverture client » est à l’étude.
Pour respecter les dispositions de l’accord national du 24 juin 2010 étendu par arrêté le 24 mai, il est nécessaire de facturer les clients à au moins 40 € HT de l’heure.
Le droit de la consommation s’efforce d’éviter que le consentement du consommateur soit forcé par des techniques de vente telles que la vente sans commande préalable, souvent qualifiée de « vente forcée ». Le Code de la consommation interdit cette pratique dans les articles L122-3 et suivants. L’ordonnance du 23 août 2001 transposant le droit européen dispose maintenant que « la fourniture de biens ou de services sans commande préalable du consommateur est interdite lorsqu’elle fait l’objet d’une demande de paiement ».
Pour toute précision sur ce point : Direction de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) ou contactez CAPE Services.
Facturation
Une procédure particulière de facturation pourra être adoptée notamment pour des factures de faibles montants vers les particuliers (à étudier cas par cas).
A la fin de la mission, l’intervenant fait parvenir aux services administratifs de CAPE Services :
- Le bon à facturer (ou rapport d’activité) voir modèle
- La note de frais « À refacturer » correspondant au frais de mission en principe convenu avec le client (avec tous les justificatifs originaux)
- La note de frais « Sans refacturation au client » (frais généraux liés à votre activité comme encre, imprimante, papier, etc…)
À réception des documents, CAPE Services rédige la facture selon les règles en vigueur et l’expédie au client. L’Administration Française est vigilante sur la séquence des numéros de facture qui ne doit pas comporter de numéro inutilisé.
Les frais non facturés au client sont considérés comme des frais généraux et ne pourront pas dépasser 15 % chiffre d’affaire annuel hors taxe de l’intervenant, ils feront l’objet d’une note de frais séparée.
Remboursement des frais Km (IK = Indemnité kilométrique)
Les déplacements véhicule sont pris en charge à hauteur du barème kilométrique de l’administration fiscale + de 20 000 km, avec indication du lieu de déplacement et de l’entreprise visitée.
Depuis le 1er janvier 2013, la puissance fiscale des véhicules est plafonnée à 7 chevaux.
Remboursement des frais de repas
Uniquement en déplacement, avec justificatif, et avec complément d’information permettant d’établir les circonstances de fait, en mentionnant par exemple le nom des personnes participant au repas, leur rôle, le motif du repas…
L’idéal serait bien sûr de « négocier » les frais de virement à charge de l’expéditeur.
RECOUVREMENT
« Plus vite une facture est relancée après son échéance et plus vite elle est réglée. »
Pour permettre au service administratif de CAPE Services d’effectuer le recouvrement des impayés, il doit être en possession des factures impayées accompagnées des commandes signées du client (devis signé, bon de commande ou contrat dûment validé).
Recouvrement en France :
1er niveau :
Dans le cas où le client ne règle pas la facture à l’échéance, l’intervenant s’engage à le relancer personnellement dans les huit jours, par téléphone, fax ou mail, et à solutionner tout litige sur le dossier.
2ème niveau :
Apres relances infructueuses, et à la demande de l’intervenant, CAPE Services fera 2 courriers de relances espacés de 10 jours.
3ème niveau :
Sans réaction positive du débiteur, et avec l’accord de l’intervenant, CAPE SERVICES abandonnera les poursuites de la dette où transféra le dossier au contentieux :
Les frais de recouvrement additionnés à la facture initiale, seront à la charge du débiteur, sauf en cas d’insolvabilité, le cabinet de recouvrement nous facturera environ 1% de la somme à recouvrer avec un minimum de 50 euros.
Coût pour le débiteur : environ 10 % de la somme encaissée avec les pénalités de retard.
Recouvrement à l’étranger :
Le cabinet de recouvrement ne peut prévoir à l’avance les procédures dans chaque pays, ainsi les impayés «hors de France» seront étudiés cas par cas.
Salaire
Le salaire est versé au salarié en fin de mois sur recouvrement de facture (hors acompte), selon la méthode de calcul indiquée dans le contrat de travail. La note de frais est remboursée avec le bulletin de salaire.
Les contraintes administratives et bancaires obligent le service administratif de CAPE Services à clôturer les salaires le 25 de chaque mois. Les bons à facturer reçus après ce jour seront sur les salaires du mois suivant. Sur la demande du salarié un acompte sur salaire pourra être versée.